Huishoudelijk Reglement

Loopgroep Schoonebeek

Huishoudelijk Reglement
(versie 19 juni 2023)


Toelichting

Het bijgevoegde ‘’Model Huishoudelijk Reglement voor een vereniging’’ is een model dat gehanteerd kan worden als leidraad bij het formuleren van het Huishoudelijk reglement voor uw atletiekvereniging.

Een Huishoudelijk Reglement (HR) wordt vastgesteld door de Algemene Vergadering (AV) van de vereniging en behoeft (in tegenstelling tot de statuten) geen vastlegging door een notaris. Leden van de vereniging hebben zich te conformeren aan zowel Statuten als HR van de vereniging. In die gevallen dat er een tegenspraak wordt geconstateerd tussen statuten en HR geldt de tekst zoals opgenomen in de statuten.

Het onderstaande model HR is een uitgebreide versie van een HR. De vereniging kan dit model als basis hanteren en alle niet van toepassing zijnde artikelen verwijderen of herschrijven naar de situatie zoals die binnen de club van toepassing is. 
 


Huishoudelijk reglement van
Loopgroep Schoonebeek

Vastgesteld in de Algemene Vergadering dd 23 mei 2023


Bestuur
1. De voorzitter, secretaris en penningmeester vormen tezamen het Dagelijks Bestuur. Het Dagelijks Bestuur behartigt de dagelijkse gang van zaken en kan beslissingen nemen in zaken die geen uitstel gedogen.

2. Het bestuur wijst uit zijn midden, leden aan die belast worden met de navolgende taken:
technisch beleid loopsport;
wedstrijd/evenementenorganisatie;
alsmede die taken die het bestuur zinvol acht.

3. Indien een aftredend bestuurslid zich niet herkiesbaar stelt, draagt het bestuur kandidaten voor de te vervullen vacature(s) voor, door vermelding op de agenda van de AV waarin nieuwe bestuursleden moeten worden gekozen. Tot tenminste 7 dagen voor de AV kunnen de voordrachten van het bestuur worden aangevuld door de leden door schriftelijk namen van tegenkandidaten in te dienen bij het secretariaat van de vereniging.

4. Indien een bestuurslid tussentijds aftreedt, benoemen de overige bestuursleden een plaatsvervanger en doen hiervan mededeling aan de leden. Indien de penningmeester tussentijds aftreedt, doet hij verslag omtrent de stand van zaken van de kas aan de kascontrolecommissie, waarna hij de kas aan zijn opvolger overdraagt.

5. In gevallen waarin de Statuten of het Huishoudelijk Reglement niet voorzien, of indien er verschil van mening bestaat over de toepassing van enig artikel daaruit, beslist het bestuur.




Trainers
6. Is verantwoordelijk voor de trainingstechnische en begeleidingsaspecten van de loopsport en heeft o.a. tot taken:
ontwerpen van een trainingsplan; de vaststelling van het trainingsplan geschiedt door het bestuur; 
ontwerpen en bepalen van de inhoud van de trainingen alsmede het realiseren ervan.

De Trainers werken nauw samen met het bestuur. Trainers worden aangesteld en ontslagen door het bestuur, terwijl de hoogte van eventuele onkostenvergoedingen door het bestuur wordt vastgesteld. De trainers zijn vrijgesteld van contributie.

Een der trainers kan door het bestuur worden aangesteld als hoofdtrainer met o.a. de volgende taken:
a. zorg voor her- en bijscholing van trainers;
b. coördinatie van de trainingen;
c. ondersteuning van het organisatorisch vrijwillig kader;
d. het geven van trainingen.


Communicatie: Website / Social media 
7.De vereniging heeft een website. Het bestuur kan hierin te allen tijde artikelen plaatsen in het belang van de vereniging. Naast de website worden diverse social media gehanteerd ten behoeve van de promotie van de vereniging en het snel kunnen delen van wedstrijdresultaten of andere van belang zijnde informatie en mededelingen. Bij het aangaan van het lidmaatschap wordt toestemming veronderstelt. Wil een lid hiervan geen deel uitmaken dat dient dit uitdrukkelijk gemeld te worden bij de trainer of het bestuur.

8. Voor het maken van afspraken en het doorgeven van functionele berichten kunnen de trainers van de verschillende trainingsgroepen een whats app-groep aanmaken. Nadat het bestuur kennis heeft genomen van een opzegging van het lidmaatschap, wordt dit nummer verwijderd uit de whats app groep.


Lidmaatschap
9.Aanmelding als lid dient te geschieden bij de ledenadministratie van de vereniging door middel van een aanmeldingsformulier c.q. invullen van een inschrijfformulier. Meerderjarige personen ondertekenen dit aanmeldingsformulier persoonlijk; bij minderjarigen ondertekent ook één der ouders of voogden. Adreswijzigingen dienen schriftelijk aan de ledenadministratie van de vereniging te worden gemeld. Opzegtermijn is 1 maand, en dient schriftelijk te gebeuren bij de ledenadministratie.

11. Het aangaan van het lidmaatschap van de vereniging is mogelijk vanaf de leeftijd van 16 jaar. 

12. Ter oriëntatie op het lidmaatschap kunnen geïnteresseerden (aspirantleden) één maand kostenloos proeftrainen.


Veiligheid
13.Onder extreme weersomstandigheden kan de trainer of het bestuur, zelfstandig besluiten de training niet door te laten gaan. Dit wordt zo snel mogelijk aan de leden gecommuniceerd. Dit is in ieder geval bij:
- Hoge temperaturen. Vanaf 30 *C en hoger wordt er ivm de gezondheidsrisico’s niet hardgelopen.
- gevaarlijke gladheid
- onweer
- andere weersomstandigheden waardoor de veiligheid van de lopers in het geding komt.

Wintertijd
14. Gedurende deze periode zijn de trainingen op de baan. Vanaf dat de tijd is verzet in het najaar, is de training in principe op de baan en niet op de straat.
Verlichting/hesje
15. Bij het lopen buiten de baan, is de zichtbaarheid van de lopers van belang. De vereniging heeft hiervoor reflecterende hesjes beschikbaar.



VRIJWILLIGERS TAKEN

Werkzaamheden van vereniging;

De loopgroep heeft verschillende werkzaamheden en activiteiten gedurende het jaar. Dit pakken we als vereniging gezamenlijk op. Van elk lid van de vereniging wordt een bijdrage verwacht. Zo draagt iedereen op zijn eigen wijze een steentje bij. Hieronder staan verschillende werkzaamheden, het schoonmaken geldt in beginsel voor ieder lid.

Schoonmaken
16. De loopgroep maakt gebruik van de faciliteiten van de voetbalvereniging. De afspraak is dat we meedraaien in het schoonmaakrooster van de kantine. Het bestuur stelt een rooster op, zodat niet altijd dezelfde mensen aan de beurt zijn, maar alle leden van de vereniging worden evenredig ingedeeld. Kun of wil je hieraan niet meedoen, meld dit dan vooraf bij het bestuur en kies voor een andere activiteit.
Activiteiten
17. Als vereniging hebben we activiteiten of uitjes die jaarlijks terug keren. Hiervoor stellen we in de vergadering de vrijwilligers vast, die zich hiervoor willen inzetten. Voor sommige evenementen kan ook een commissie worden ingesteld. Hieronder staat een lijst van werkzaamheden, welke uiteraard aan te passen is;
Winterlauf (periode nov – feb)
Zandstrooisterr loop (o.a. verkeersregelaars, startnummers, finish, hulp bij opzetten en afruimen)
Loop clinics (ondersteuning)
Feestcommissie feestavond
Brunch organiseren
Onderhoud baan / tuin/snoeiwerk
Media (jaknikker)
kascontrole